De situatie
Elk bedrijf worstelt ermee. Facturen die binnenkomen in tientallen verschillende formaten. Contracten waaruit je handmatig de kernvoorwaarden moet halen. Formulieren die iemand in drie systemen moet invoeren.
Het is saai werk. Het kost tijd. En fouten? Die zijn onvermijdelijk. Een verkeerde komma, een gemiste deadline, een bedrag dat niet klopt. Kleine foutjes die grote problemen worden.
En dan hebben we het nog niet over het vinden van die ene factuur van drie maanden geleden. Succes ermee.
Wat we doen
We bouwen AI die documenten leest zoals een mens dat zou doen — maar dan sneller, nauwkeuriger, en zonder koffiepauze. Het systeem:
- Herkent wat voor document het is — factuur, contract, formulier, whatever
- Vindt de relevante velden — bedragen, data, namen, voorwaarden
- Checkt of alles klopt — dubbele facturen, afwijkende bedragen, ontbrekende info
- Stuurt door naar de juiste plek — je ERP, boekhouding, CRM
Wat minuten kostte, kost nu seconden. En de data is meteen gestructureerd, doorzoekbaar, en klaar voor analyse.
Wat we kunnen verwerken
- Financieel: Facturen, creditnota's, inkooporders, bonnetjes, onkostennota's
- Juridisch: Contracten, overeenkomsten, algemene voorwaarden
- Formulieren: Aanvragen, registraties, claims, enquêtes
- Logistiek: Vrachtbrieven, pakbonnen, CMR's
- Identiteit: Paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen (voor KYC)
En als je document er niet bijstaat? Dan bouwen we het erbij.
Hoe werkt dat dan?
Onder de motorkap draait een pipeline van AI-componenten:
- Binnenkomst: Documenten komen binnen via mail, upload, scan of API — maakt niet uit
- Herkenning: AI bepaalt het documenttype en kiest de juiste verwerkingsregels
- Uitlezen: OCR voor tekst, computer vision voor structuur — ook handgeschreven tekst
- Extractie: Machine learning haalt de specifieke velden eruit
- Validatie: Business rules checken op fouten en inconsistenties
- Twijfelgevallen: Onzekere extracties gaan naar een mens voor controle
- Doorsturen: Goedgekeurde data stroomt naar je systemen
Het systeem leert van correcties. Hoe meer documenten, hoe beter het wordt.
Wat het oplevert
- 90% minder handwerk — je mensen kunnen zinvoller werk doen
- 75% minder fouten — AI typt niet verkeerd over
- Zelfde dag verwerkt — geen achterstanden meer
- Altijd traceerbaar — audit trails voor alles
- Schaalbaar — piekperiodes? Geen probleem
Onze aanpak
We beginnen met de documenten die het meeste tijd kosten. Vaak zijn dat facturen — hoog volume, relatief standaard, duidelijke ROI.
Een typische pilot bevat:
- Verwerkingspipeline voor één documenttype
- Koppeling met je primaire systeem
- Interface voor uitzonderingen
- Dashboard met statistieken
Na de pilot weten we precies wat het oplevert. Dan breiden we uit naar andere documenttypes.
Vragen die we vaak krijgen
Welke documenten kunnen jullie verwerken?
Eigenlijk alles wat tekst bevat. Facturen, inkooporders, contracten, formulieren, bonnetjes, vrachtbrieven, ID-documenten. Of het nou een strak PDF is of een scheve foto van een gekreukt bonnetje — we komen er wel uit.
Hoe nauwkeurig is die extractie?
Bij standaard facturen en formulieren halen we 95%+ nauwkeurigheid. Bij rommelige of handgeschreven documenten iets minder, maar nog steeds een stuk sneller en betrouwbaarder dan handmatig overtypen. En het systeem wordt steeds beter naarmate het meer van jouw documenten ziet.
Werkt het ook met andere talen?
Jazeker. Nederlands, Engels, Frans, Duits — geen probleem. Zelfs documenten die meerdere talen door elkaar gebruiken kunnen we aan.
Hoe koppelt het met ons ERP?
We bouwen een integratie op maat. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Exact, of wat jullie ook gebruiken. De data stroomt direct naar waar het hoort, zonder tussenstappen.
Zin om die papierberg aan te pakken?
We kijken graag mee naar jullie documenten en laten zien wat er mogelijk is.
Neem contact op